Molti di voi usano, probabilmente, la fotocopiatrice in ufficio tutti i giorni, ormai meccanicamente. E per questo sono convinti di farlo nel modo giusto. Fino a qualche anno fa infatti era più frequente che le fotocopie venissero esternalizzate: oggi con l’abbassamento del prezzo delle fotocopiatrici professionali questo risulterebbe sconveniente. Quasi tutte le aziende (ma ormai anche gli studi professionali visto che le multifunzione compatte occupano poco spazio e sono indicate anche per ambienti di lavoro ridotti) sono dotate di macchine per operazioni di stampa e copia interne.
Peraltro le multifunzione moderne sono ormai talmente intuitive e facili da usare che sbagliare sembra impossibile. In realtà non lo è affatto.
Siete sicuri di fare bene le fotocopie? Tra il fare una fotocopia e farne una impeccabile ce ne passa! Vediamo insieme come fare e quali sono gli errori più comuni che riscontrano gli utenti.
Dalla carta carbone alle fotocopiatrici moderne: storia di una invenzione rivoluzionaria
Il fondamento tecnologico delle fotocopiatrici, così come anche delle stampanti laser, è la xerografia: questa tecnica fu inventata negli anni 30 da Chester Carlson, un po’ per intuito e un po’ per necessità. Laureato in fisica, ma precario, si mise a studiare giurisprudenza sperando di aumentare le possibilità di trovare un lavoro stabile. Lo studio del diritto lo obbligò a copiare lunghi testi originali (visto che non poteva permettersi di comprare i volumi).
Senza entrare troppo in dettagli tecnici che potrebbero risultare ostici per chi non opera nel settore delle fotocopiatrici, possiamo dire che la prima “fotocopia” fu realizzata usando una lastra di zinco ricoperta di zolfo: ad essere riprodotta da un vetrino di microscopio è stata la frase “10-22-38 Astoria”. Carlson propose l’idea a molte aziende ma si trattava di un progetto abbozzato, sperimentale e poco convincente (lo bocciarono anche IBM e General Electric) fino a quando nel 1961 la Xerox (che allora si chiamava ancora Haloid Company) decise di investire facendo guadagnare all’inventore 150 milioni di dollari.
In tutti questi anni di scorrere di inchiostro siamo giunti oggi ad ottenere la fotocopia perfetta?
Come usare la fotocopiatrice in ufficio senza errori
Quando di una persona si dice che “sta in ufficio a fare fotocopie” si intende sminuire in senso riduttivo la difficoltà di un lavoro. Come se fare le fotocopie, trattandosi di un’operazione meccanica e ripetitiva, fosse la cosa più banale del mondo. Ma non sempre il risultato è così scontato come potrebbe sembrare. Ecco il modo migliore per ottenere fotocopie perfette senza commettere errori.
Prima di tutto bisogna usare una multifunzione adeguata. Che significa? La multifunzione giusta è quella di una marca affidabile e un modello idoneo a sostenere volumi e ritmi di stampa e di copia.
Per quanto riguarda i materiali anche la scelta dei toner originali è importante per un risultato sempre di qualità. Questi sono gli elementi oggettivi da cui partire. Ma c’è dell’altro da sapere e che non riguarda tanto la fotocopiatrice quanto il modo di usarla.
Avete notato che al vostro collega le fotocopie, pur usando la stessa fotocopiatrice in ufficio, vengono più nitide che a voi? Forse state sbagliando qualcosa nell’uso della multifunzione aziendale. Vediamo allora gli errori più frequenti e che cosa comportano in termini di qualità della fotocopia.
Ecco alcuni consigli utili per fare le fotocopie in ufficio in modo corretto e nitido:
- Posizionare il foglio A4 nei margini segnalati prestando attenzione che sia ben dritto: in questo modo non si rischierà una stampa con righi storti o spostati, esteticamente brutta e imperfetta;
- Verificare sempre prima che il vetro dello scanner sia pulito e senza graffi: granelli di polvere, impronte, impurità e rigature saranno riprodotte sulla fotocopia. Pulire la fotocopiatrice con un panno in microfibra anti graffio se necessario;
- Scegliere la grammatura giusta della carta (fogli troppo pesanti o al contrario eccessivamente leggeri rischiano di incepparsi negli ingranaggi della fotocopiatrice). Da non sottovalutare anche la brillantezza della carta;
- Controllare che il documento originale da fotocopiare sia nitido e non presenti piegature (i documenti color pastello sono solitamente più facili da fotocopiare rispetto a quelli che presentano tonalità molto accese);
- Abbassare SEMPRE il coperchio della fotocopiatrice: questo garantisce maggiore nitidezza e fa risparmiare sul toner.
Riassumendo quindi possiamo concludere che è importante scegliere la giusta fotocopiatrice per l’ufficio, limitando la selezione alle marche più affidabili e conosciute. In questo senso il noleggio multifunzione può essere un vantaggio ulteriore perché il contratto prevede la manutenzione ordinaria e straordinaria delle macchine. Ultimo, ma non per importanza, occorre saper usare la fotocopiatrice: le multifunzione moderne, pur dotate di diversi pulsanti e funzioni, sono dotate di un’interfaccia intuitiva quindi sono facili da usare ma in questo articolo abbiamo spiegato come usarle BENE, che, come abbiamo visto, è cosa ben diversa da accendere la spina e premere “copy” o “avvio copia”.
