Ci sono delle scelte all’interno di un’azienda che sono considerate strategiche perché incidono fortemente sull’andamento e sullo sviluppo dell’azienda stessa. Chi lavora in proprio ad esempio sa benissimo l’importanza che ricopre un commercialista. Le sue decisioni ed i suoi consigli possono veramente fare la differenza in molte situazioni.
Se parliamo della gestione informatica di un’attività, lo strumento più importante è sicuramente il software gestionale. Non tutti i titolari di partita iva necessitano di possederne uno, ma nel momento in cui è richiesto il suo utilizzo spesso non si dedica il tempo necessario, quantomeno per capire veramente ciò di cui si ha realmente bisogno.
Che cos’è un software gestionale
Innanzitutto occorre spendere due parole per i profani in materia: un software gestionale non è nient’altro che un programma che ha il compito di eseguire una serie di operazioni per ottimizzare al meglio i processi aziendali.
Ci sono software gestionali con funzionalità limitate come ad esempio i cosiddetti programmi che servono esclusivamente per l’emissione delle fatture. A seconda dell’attività però le esigenze cambiano e così assieme alla sezione per la gestione della contabilità potremmo avere un’area dedicata al magazzino, una alla produzione, una ai dipendenti e così via.
Come scegliere un buon software gestionale
Senza entrare in ambito commerciale e tecnico ci sono dei consigli che ci sentiamo di fornire ad un’azienda che sta valutando l’acquisto o la sostituzione di un programma gestionale:
- Analizzare bene le esigenze aziendali annotando quali processi si ha necessità di automatizzare. Molti imprenditori non danno la giusta importanza a questa fase ma in realtà è la più importante di tutto il processo decisionale;
- Non chiedere mai solamente un preventivo ma almeno 3. Per ogni preventivo pretendere anche una demo del prodotto in modo da potersi confrontare con il personale che poi lo dovrà utilizzare;
- Il prezzo è un fattore importante ma in questo ambito non è sicuramente il fattore principale di scelta. Immaginatevi quanto costerebbe in termini economici un intoppo del programma nel pieno della produzione;
- Prediligere software gestionali modulabili. Se cambiano le esigenze della vostra attività o se vi state ingrandendo anche il gestionale dovrà seguirvi passo passo;
- Informarsi bene sulle modalità con cui verrà fruita l’assistenza tecnica una volta approvato il progetto: tempistiche di intervento dall’apertura della richiesta, orari nei quali è possibile contattare un tecnico e costi;
- In caso di dubbi rivolgersi ad un bravo consulente informatico che saprà affiancarvi in questa delicata scelta.
Software gestionale già pacchettizzato oppure costruito su misura?
Questa è forse la domanda più importante che merita un approfondimento più esteso. Non esiste una risposta definita al quesito, ma piuttosto risposte certe a seconda delle casistiche.
I programmi gestionali possono essere suddivisi in due macro famiglie:
I programmi gestionali commerciali: sono programmi già sviluppati dalle software house con funzioni standard che nella maggior parte non è possibile personalizzare. A parità di funzionalità costano meno di quelli realizzati su misura ma non vanno bene per tutte le attività.
I programmi gestionali su misura: sono programmi realizzati su misura ed in base alle specifiche del cliente partendo da zero. Questa soluzione è ovviamente molto più costosa e lo sviluppo non è immediato. Il vantaggio però è notevole perché consente di creare un prodotto esattamente come viene richiesto dal cliente.
Le conclusioni sono facilmente intuibili: se un’azienda ha necessità standard sicuramente la prima soluzione è quella migliore sia dal punto di vista economico che pratico. Quando invece ci sono esigenze particolari che non esistono in commercio, la seconda strada è l’unica percorribile.
