Il cambiamento che negli ultimi periodi ha interessato la gestione amministrativa, operativa e commerciale degli alberghi e delle strutture simili, è stato forte ed è ancora in continua evoluzione. Sono mutate le esigenze dei clienti, le richieste e le aspettative, ma sono variati anche i processi, a partire dalla prenotazione, la quale viene preferibilmente effettuata tramite il web, dopo che l’utente abbia magari letto alcune recensioni in merito alla struttura di interesse.
L’importanza del back office
Una corretta gestione alberghiera deve passare anche per le operazioni di back office cercando di trasformare i clienti potenziali in reali.
Scegliere il miglior software gestionale per hotel significa avere a disposizione uno strumento in grado di coadiuvare lo sviluppo dei processi operativi, amministrativi e commerciali di un hotel, consentendo una serie di azioni che vanno oltre il normale iter di presentazione.
L’attività di back office riguarda tutto quanto sta dietro a ciò che un cliente vede entrando in un hotel: nel back office si formulano ad esempio le strategie commerciali, si pianifica la gestione operativa e si sviluppa una strategia di marketing che interessa anche il digitale.
Un software gestionale è completo quando consente lo svolgimento fluido e semplificato di tutte queste operazioni, favorendo anche l’interazione con la clientela.
Perchè scegliere Virgil come miglior software per hotel
La scelta migliore potrebbe essere rappresentata da un sistema di gestione online che non richiede acquisto e installazione di software. Tutto quanto viene scritto e impiegato si pone al sicuro su server specifici che esulano dal computer da cui si sta lavorando.
Un fattore di scelta per il miglior software per hotel è la flessibilità: ossia deve permettere di agire a 360 gradi, consentendo l’invio di comunicazioni periodiche ai clienti, l’interazione completa con loro mediante la gestione di un client di posta elettronica e favorire il dialogo tra la struttura alberghiera e gli enti preposti alla raccolta dei dati statistici.
Nonostante si opera online è possibile limitare l’accesso ai dipendenti a seconda dei loro compiti e dei loro ruoli. Chi è operativo potrà occuparsi unicamente delle prenotazioni, dei check-in e dei check-out, formulare preventivi, rispondere alla clientela, mentre chi è amministrativo potrà avere accesso alla parte contabile. É il responsabile della struttura ricettiva che decide chi e a che livelli può interagire con il gestionale per hotel e strutture ricettive (b&b, villaggi turistici, residence, agenzie immobiliari, etc…)
Fattori di scelta di un gestionale
Le attese dei clienti si sono spinte verso l’alto e l’albergo deve saper rispondere in tempi brevi rispecchiando l’aspettativa. Per questo è importante operare con un gestionale moderno, tecnologico e aggiornato, ma al tempo stesso dotato di interfaccia semplice e intuitiva. Un buon gestionale deve favorire lo sviluppo del lavoro e i processi in essere, senza complicare e burocratizzare le operazioni.
In autonomia il programma gestionale deve saper trasformare un preventivo accettato in una prenotazione, indicando automaticamente sul planning la data di arrivo e quella di partenza del cliente, inviando un segnale di pagamento avvenuto o di scadenza alla parte amministrativa.
Il miglior gestionale è quello che sa integrare le differenti funzioni, proponendosi come unico sistema in grado di favorire il lavoro organizzato e preciso.
Il software deve sempre lasciare in evidenza il cliente: esso è al centro dell’attenzione e il personale alberghiero deve essere immediatamente in grado di capire chi occupa la stanza, il periodo, come avviene il pagamento e porre in evidenza le eventuali comunicazioni avvenute in tempi precedenti con il medesimo cliente.
Lo stesso vale per la compilazione dei dati anagrafici: un buon database è uno dei fattori chiave di una gestione alberghiera oculata e attenta. Se questa viene effettuata in automatico all’interno del gestionale il vantaggio pratico è ancor più evidente.
Affiancare un booking engine per migliorare il tasso di prenotazione
Molto spesso i proprietari di strutture ricettive, affidano erroneamente troppa importanza alle cosiddette OTA.
Il sito viene ritenuto come ancora di salvataggio. Nulla di più sbagliato!
Avere un gestionale per hotel che integri sul proprio sito web un booking engine permette di migliorare il tasso di prenotazione.
Ma come funziona un booking engine?
Un Booking Engine altro non è che uno script che si va ad inserire nel sito web della struttura ricettiva.
L’utente tramite la ricerca con il booking engine potrà immediatamente vedere una panoramica delle disponibilità delle camere o degli appartamenti e prenotare online.
In questo modo si evitano numerosi passaggi per l’utente, si ha un maggiore guadagno (pensiamo alla percentuale che si dà alle OTA) e si aumenta il tasso di conversione.
Il Gestionale per Hotel con un proprio booking engine sincronizzerà il tutto in modo da avere una panoramica reale della disponibilità delle stanze ed evitare il famoso “Over Booking”.
Per concludere, nella scelta del software verificate sempre che possegga tutte queste caratteristiche, in modo da avere un prodotto completo e affidabile.
